30 Avr Onboarding : On n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression

4% des collaborateurs qui débutent dans une nouvelle entreprise ne donnent pas suite après leur premier jour, 47% des salariés décident au cours du premier mois s’ils vont rester de manière pérenne ou non dans l’entreprise et 19,6 % des CDI sont rompus au cours des trois premiers mois, majoritairement à l’initiative du collaborateur. 

C’est justement pour apporter une attention toute particulière à ces premiers et primordiaux moments partagés, en particulier dans un contexte de marché de l’emploi très tendu sur certains postes stratégiques, que le process d’onboarding s’est développé et structuré.

Concept que l’on pourrait traduire dans la langue de Molière par embarquement ou “bienvenue à bord”, l’onboarding est le prolongement direct de la phase de recrutement. Il correspond à l’ensemble des processus mis en oeuvre afin d’accueillir un nouveau collaborateur, lui transmettre toutes les infos utiles et savoirs-faire nécessaires, l’intégrer totalement aux équipes et l’impliquer dans la culture de l’entreprise afin qu’il soit opérationnel, efficace et autonome sur son nouveau poste. L’onboarding s’étend en général au minimum du 1er jour de travail jusqu’à la fin de la période d’essai, idéalement au-delà.

Son importance est de plus en plus admise, puisque 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un facteur essentiel pour améliorer la rétention de leurs salariés. Il est d’ailleurs intéressant de noter que, dans le même temps, 43% des cadres affirment que le processus d’intégration de l’entreprise dans laquelle ils travaillent est décevant ou inexistant.

L’administratif mais pas que…

Dans une liste non exhaustive d’actions qui peuvent être mises en place, on peut citer, outre la remise du matériel de travail et des identifiants de connexion à tous les outils utilisés, une visite des locaux, la communication de toutes les informations administratives utiles (qui peut d’ailleurs aussi se faire via une app ou un portail digital d’onboarding), l’organisation d’un petit dej’ ou déjeuner de bienvenue, la nomination d’un(e) ou plusieurs parrain(s) / marraine(s) d’intégration, un quiz pour découvrir ses nouveaux collègues, la remise d’un welcome pack, l’organisation d’une activité de cohésion… 

Dans certaines entreprises, l’onboarding a lieu sous forme d’un séminaire d’intégration voire même d’un campus ou d’une académie afin de transmettre une formation, les objectifs et les valeurs de l’entreprise.

Que ce soit sur la partie métier ou sur la dimension culture d’entreprise, l’objectif stratégique de l’onboarding est donc de construire une relation durable et solide avec les nouveaux collaborateurs, d’accélérer leur prise de poste et de repères, de renforcer leur socialisation organisationnelle afin de limiter le turn over et d’éviter ainsi les coûts d’un départ anticipé, tant financiers qu’en terme de marque employeur.

Créer des valeurs

Garantir une cohérence entre la première impression et l’image qu’a pu se faire le collaborateur de l’entreprise et la réalité, mais aussi et surtout pérenniser l’alignement des valeurs sur le long terme se construit donc dès l’onboarding.

Ce “rite” de l’onboarding, au sens du sociologue M. Maffesolli qui a notamment réfléchi au concept de tribu, est un super moyen de vérifier le coup de foudre et l’alignement initial des deux parties en rendant concrète et tangible la culture de l’entreprise et en permettant « d’éprouver des émotions en commun ».   

Si réussir à attirer les bons talents, avec les compétences adéquates et qui partagent la culture de l’entreprise et sa vision est un vrai enjeu, les valeurs peuvent aussi devenir un point d’achoppement et de discorde. 34% des cadres ayant déjà rompu leur période d’essai l’expliquent d’ailleurs par un désaccord avec les valeurs de l’entreprise, et 56% des candidats assurent qu’ils ne se présenteraient pas le premier jour s’ils découvraient des éléments concernant l’entreprise en désaccord avec leurs valeurs…

Attention donc à la cohérence entre ce que le candidat a pu s’imaginer et la réalité pour éviter toute rupture d’image.

Un accueil à son image

Alors comment créer un onboarding qui rassemble et vous ressemble, vous différencie de la concurrence, affirme et reflète vos valeurs et votre philosophie ?

Imaginons une entreprise qui propose une offre B2B d’accès à des salles de sport et à des ateliers bien-être. L’un des moments fondateurs du process d’onboarding pourrait prendre la forme d’activités sportives, d’un cours de Yoga partagé ou d’un weekend aventure ou d’olympiades entre les équipes.

Une société développant une application de notation et d’appréciation de restaurants pourrait inviter ses nouveaux collaborateurs à découvrir, tester et rédiger collectivement une critique des 3 meilleurs restos du quartier. Ou bien les nouveaux venus pourraient cuisiner leur plat préféré à leur équipe afin de se rencontrer sous l’angle du culinaire et du partage d’un repas.

Enfin, une société proposant des services d’énergie verte et locale pourrait proposer un welcome pack écoresponsable avec des produits durables brandés à son image, pour une vie quotidienne plus écolo au bureau et afin de rendre tangible et concrète son ADN.

Engagez les collaborateurs : ils vous le rendront bien

Si recruter et collaborer avec des collaborateurs qui partagent la philosophie et l’esprit de votre boite semble un prérequis communément admis, impliquer les collaborateurs dans la construction et l’affirmation de la culture d’entreprise est également un levier d’engagement tout à fait intéressant, tant en interne qu’en externe.

Si on prend l’exemple de la RSE (ndlr : la RSE peut être définie comme “la responsabilité des entreprises vis-à-vis des effets qu’elles exercent sur la société.” ; ou encore comme “l’ensemble des pratiques mises en place par les entreprises dans le but de respecter les principes du développement durable, c’est-à-dire être économiquement viable, avoir un impact positif sur la société mais aussi mieux respecter l’environnement.”), 75 % des candidats se disent attentifs aux engagements sociaux et sociétaux des structures qu’ils rejoignent.

Ce chiffre est encore plus significatif chez les jeunes de la génération Y (nés entre 1980 et 2000) qui sont 79% à placer la RSE comme critère dans leurs recherches d’emploi, et même 76% à positionner la RSE au-dessus du salaire dans ces critères.

Ce qui est particulièrement intéressant, c’est que lorsque les collaborateurs sont impliqués et engagés par leur organisation dans la construction de cette RSE, ils sont globalement plus fiers de leur boîte (90 % contre 66 % pour un salarié à qui l’on ne propose aucune initiative) et adhèrent davantage aux valeurs et à la culture de leur société (81 % contre 58 %).

Et le cercle est vertueux, puisque 83 % des salariés engagés dans une initiative de leur entreprise recommanderaient ainsi leur employeur autour d’eux, que ce soit par le bouche à oreille ou sur les réseaux sociaux, venant par conséquent renforcer la marque employeur de l’entreprise.

D’autant que jugée plus authentique, humaine et spontanée, cette parole provenant non pas de l’organisation mais directement d’un salarié va avoir un vrai impact : un message posté par un salarié touche 5 fois plus de personnes et a 8 fois plus d’engagement que lorsqu’il provient de l’entreprise.

Véhiculer et intégrer les valeurs de l’entreprise au processus d’onboarding est en somme un bon moyen de vérifier la compatibilité entre l’organisation et les nouveaux talents et ainsi de construire un socle solide et des bases robustes d’une relation durable et vertueuse.

C’est aussi l’occasion de communiquer et renforcer authentiquement l’engagement des collaborateurs ainsi que la marque employeur et donc de créer une tribu cohérente, affirmée et fédérée.   

Ressources en lien avec cet article :

Onboarding in a Box, Everything you need for a powerful onboarding experience, Linkedin Talent Solutions.

Publication de la direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques, Dares Analyses, janvier 2015.

Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding ?, DigitalRecruiters.

Le Temps des tribus, 1988. M. Maffesoli.

Intégration et rétention des talents : Les clés d’un recrutement réussi, Robert Walters.

L’union Européenne et la RSE, France Diplomatie.

RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) : définition – Qu’est-ce que la RSE ?, youmatter.

A quoi ressemble le job idéal ?, Michael Page.

Pour engager vos salariés, investissez dans la RSE, youmatter.

Marque employeur : Vos meilleurs ambassadeurs ? Vos salariés ! , myRHline.